Seiring berkembangnya bisnis di Indonesia dengan ditandai banyaknya Start Up maupun Usaha Kecil, dan Menengah (UKM) yang mulai merintis ini membuat keadaan ekonomi di Indonesia menjadi lebih maju. Dan untuk membangun perusahaan, tentu tidak semudah membalikan telapak tangan. Banyak proses yang harus dilalui oleh pengusaha atau pebisnis agar bisa memajukan perusahaan beserta karyawannya.
Salah satu kewajiban bagi pengusaha adalah memberikan gaji secara rutin kepada para karyawannya. Jadi, sangat penting bagi perusahaan dalam memperhatikan karyawannya karena bagaimanapun karyawan merupakan aset perusahaan. Pemilik usaha wajib memberikan gaji kepada karyawan tepat waktu dan akurat.
Seringkali masalah yang sering terjadi adalah ketidakakuratan dalam perhitungan gaji yang memakan waktu lama. Mungkin bagi perusahaan yang masih memiliki jumlah karyawan sedikit tidak akan terlalu repot, namun jika bisnis sudah berkembang pesat, tentu membutuhkan lebih banyak karyawan. Diperlukan cara otomatis untuk menghitung gaji serta lembur mereka.
Bayangkan jika terdapat kesalahan dalam perhitungan gaji, komplainan mengenai jumlah gaji, dan karyawan yang telah resign namun tetap menerima gaji. Hal tersebut merupakan kesalahan yang rentan bisa terjadi terhadap perusahaan. Untuk itu, diperlukan suatu sistem dalam mengendalikan dan memproses gaji karyawan secara otomatis dan akurat. Para pengusaha kini harus mulai menyadari, bahwa perhitungan gaji karyawan tidak bisa dengan spekulasi atau model spreadsheet saja. Software hrd dan payroll dibutuhkan sebagai sistem untuk memantau proses penggajian karyawan dan lainnya.
Berbicara tentang Payroll, tentu Anda semua pasti tahu bahwa itu adalah upah atau gaji. Lalu sejauh mana kita bisa membahas tentang Payroll ini? Simak info apa itu payroll berikut ini.
Apa Itu Payroll?
Sebelum membahas tentang apa itu software hrd dan payroll, maka kita bisa perjelas terlebih dahulu apa itu payroll? Payroll merupakan istilah dari “gaji” yang merujuk pada karyawan yang mendapatkan upah dari tempat mereka bekerja / perusahaan.
Kebanyakan perusahaan umumnya menggunakan istilah tersebut untuk merujuk pada uang yang dibayarkan kepada karyawan atau berbagai catatan yang menjelaskan tentang nominal uang yang diberikan kepada karyawan sesuai perjanjian antara perusahaan dan karyawan.
Gaji dapat mempengaruhi setiap aspek organisasi, mulai dari moral karyawan dan reputasi perusahaan. Salah satu motivasi karyawan dalam bekerja adalah gaji, jika mereka merasa gaji yang diterima kurang maka motivasi mereka untuk bekerja juga tidak maksimal bahkan cenderung bisa mengundurkan diri dari perusahaan.
Perhitungan tersebut dihitung berdasarkan jumlah hari dan jam kerja dalam satu pekan ditambah dengan jumlah keseluruhan jam kerja karyawan dalam satu bulan, tunjangan upah lembur, tunjangan hari raya, dan seluruh hal berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 156.
Sistem penggajian dapat diproses sesuai dengan ketentuan perusahaan. Mulai dari harian, mingguan, dan bulanan. Proses dari penggajian ini sangat penting bagi perusahaan, karena pemberian upah juga dapat termasuk dalam pemotongan BPJS, Pajak Penghasilan, dll. Dimana perusahaan juga perlu pemahaman tentang hukum terbaru, pengetahuan pajak secara mendetail untuk menentukan pemotongan (withholding), perusahaan perlu memiliki metode yang terorganisir agar seluruh pembayaran dan potongan gaji karyawan terorganisir dengan baik dan dapat dilakukan secara otomatis dan cepat.
Pengertian Software hrd dan payroll
Software hrd dan payroll merupakan jenis software yang berfungsi untuk memudahkan perusahaan dalam perhitungan gaji karyawan. Karena seringkali perhitungan gaji karyawan juga termasuk dalam pemotongan lainnya. Misalnya data kehadiran, lembur, uang makan, tunjangan, PPh 21, BPJS, dll yang termasuk unsur di dalam gaji karyawan. Biasanya terdapat HRD yang bertugas dalam perhitungan gaji karyawan beserta unsur-unsurnya.
Mengikuti cara lama dengan perhitungan manual tentu akan memakan waktu lama. Jika jumlah karyawan sedikit, mungkin masih bisa dikejar sebelum waktu gajian. Namun jika jumlah karyawan banyak, maka dibutuhkan waktu yang lama apabila perhitungan gaji dilakukan secara manual. Software hrd dan payroll menjadi solusi dalam membantu perusahaan memproses seluruh perhitungan gaji karyawan secara otomatis dan akurat.
Dengan bantuan software hrd dan payroll ini, perusahaan dapat dengan mudah menghitung gaji karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja dan lembur jika ada. Kemudian di dalam sistem tersebut secara otomatis akan menarik gaji atau atau dana deposito perusahaan ke rekening karyawan yang sudah di daftarkan.
Banyak perusahaan yang kini mulai menyadari penggunaan software hrd dan payroll, karena selain bisa melakukan penggajian karyawan secara otomatis. Namun juga software hrd dan payroll ini mampu menghitung pajak atau potongan tertentu sebelum jumlah gaji ditotal dan dibayarkan kepada karyawan.
Mengapa Perusahaan Membutuhkan Software hrd dan payroll?
Proses penggajian karyawan yang dilakukan setiap bulannya ini harus dikerjakan seakurat mungkin dan teratur. Fungsi dalam penggunaan sistem ini juga untuk menghindari adanya kesalahan. Untuk itu, berinvestasi dalam penggunaan software hrd dan payroll merupakan sesuatu yang amat penting., Perusahaan tidak perlu khawatir akan terjadinya kesalahan dalam perhitungan dan penerimaan gaji karyawan dengan bantuan software payroll ini dapat diselesaikan langsung secara otomatis dan terintegrasi oleh sistem.
Manfaat Software hrd dan payroll
Penggunaan software hrd dan payroll ini memiliki manfaat yang sangat banyak. Bisa dikatakan jika kamu tidak ingin membuang-buang waktu, maka penggunaan software ini dapat menghemat waktu dan energy kamu. Bahkan bisa mengontrol gaji karyawan dan meminimalisir adanya kesalahan yang mungkin terjadi apabila segala proses penggajian dilakukan dengan manual.
Disamping itu memiliki software yang mampu menangani payroll sendiri merupakan suatu hal yang baik dalam mengefisiensikan dana perusahaan. Perusahaan tidak perlu menggunakan jasa pihak ketiga, kepemilikan software payroll ini jauh lebih akurat karena semua berjalan secara sistematis. Kepemilikan software hrd dan payroll ini menghilangkan potensi miscommunications mengenai gaji dan meminimalkan jumlah pihak yang berinteraksi.
Fungsi Software hrd dan payroll
- Menghitung Potongan dan Jumlah Gaji
Jumlah gaji kotor sudah ditentukan, maka secara otomatis software payroll secara otomatis menghitung potongan-potongan di dalam gaji seperti BPJS, Pajak penghasilan karyawan, Asuransi, dan semua potongan lainnya akan dimasukkan ke dalam jumlah gaji kotor. Bahkan, beberapa sistem software hrd dan payroll tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement, pengobatan yang tidak menggunakan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.
- Membuat Formulir Pajak
Ada beberapa software hrd dan payroll yang mampu dalam membuat formulir pajak sesuai dengan kebutuhan karyawan dan perusahaan. Formulir pajak ini kemudian bisa dicetak dan dikirim kepada pihak yang bersangkutan atau yang berkepentingan.
- Menyimpan Data Secara Otomatis dan Aman
Tinggalkan cara lama dengan menumpuk data yang membutuhkan banyak tempat penyimpanan. Penggunaan software hrd dan payroll dapat mengefisiensikan pengeluaran perusahaan, karena dengan sistem, seluruh data sudah pasti tersimpan secara otomatis. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu banyak menyimpan data-data yang nantinya akan menumpuk dan menghabiskan banyak tempat.
- Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama, setiap perusahaan juga bisa menyesuaikan dengan sistem payroll yang dipilih dan menyampaikan kebutuhan mereka kepada vendor sistem tersebut. Misalnya saja perusahaan kecil yang hanya membutuhkan beberapa fitur di software payroll mengingat jumlah karyawannya yang belum terlalu banyak. Atau di sisi lain perusahaan ingin berinvestasi dengan software hrd dan payroll untuk menciptakan fitur yang mampu terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, perizinan, penjadwalan, dan lainnya.
- Self-Service
Penggunaan software hrd dan payroll dapat memungkinkan karyawan secara langsung dalam mengakses data informasi mengenai jumlah gaji yang mereka dapatkan, waktu kerja, bonus, lembur, dan lainnya. Fitur ini dapat membantu karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada HRD.
- Cloud Based Software
Saat ini hampir semua software hrd dan payroll sudah berbasis cloud yang dapat diakses dimanapun dan kapanpun asalkan terhubung dengan koneksi internet. Sistem berbasis cloud ini juga akan terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak sehingga gaji karyawan kemudian akan menyesuaikan dengan ketentuan pemerintah.
- Pembuatan Laporan Sesuai Kebutuhan
Tingginya frekuensi transaksi yang terkait dengan payroll, tentu membutuhkan laporan yang mudah dibaca yang akan digunakan sebagai pengambilan keputusan bagi pihak tertentu. Bersama dengan pihak Accounting, laporan transaksi payroll secara otomatis dapat dibuat sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
Kesimpulan
Software hrd dan payroll merupakan program komputer yang digunakan untuk mengelola data karyawan terkait gaji karyawan. Manfaat dari penggunaan software ini adalah data tersimpan aman di dalam sistem, praktis, akurat, mudah digunakan, dan dapat diakses dari mana saja dan kapan saja. Dengan software hrd dan payroll ini, setiap perusahaan dapat dengan mudah dalam perhitungan gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan jam kerja karyawan yang sudah terintegrasi di dalam sistem. Kemudian sistem akan secara otomatis menarik gaji atau dana deposito untuk di transferkan ke rekening karyawan yang sudah di daftarkan.
Tidak hanya itu, software payroll karyawan juga mampu menghitung pajak atau potongan tertentu sebelum total gaji dikirim ke rekening karyawan. Jika Anda ingin mencoba software Payroll ini, maka Anda bisa gunakan Talenta by Mekari. Software terbaik Talenta menyediakan fitur payroll, juga dilengkapi dengan aplikasi absensi dan cuti online sehingga proses perhitungan gaji karyawan dapat dikerjakan secara cepat dan akurat.
Software Payroll Talenta by Mekari Untuk Proses Penggajian yang Efisien
Kelola penghitungan dan pembayaran payroll, pajak, reimbursement, untuk semua jenis karyawan secara efektif dan tanpa resiko salah hitung dengan software payroll otomatis dan terintegrasi
- Perhitungan Payroll
Terintegrasi dengan absensi karyawan, lembur, dan cuti, perhitungan payroll jadi lebih mudah dan instan dengan tetap mengikuti aturan pemerintah.
- Perhitungan Pajak Penghasilan (PPh)
- Perhitungan BPJS Kesehatan
- Perhitungan BPJS Ketenagakerjaan
- Perhitungan Penghasilan Tidak Tetap
- Fitur Lain Payroll
- Pembayaran Payroll
Transfer gaji ke berbagai rekening bank karyawan dengan lebih cepat dan fleksibel tanpa dikenakan biaya administrasi antar-bank
- Transfer Payroll Karyawan (via Bank)
- Transfer Payroll Karyawan (via Talenta)
- Transfer Payroll dengan Berbagai Tanggal Cut-Off
- Payroll Custom Access
- Laporan Status Pengiriman Gaji
- Laporan Payroll
Mudahkan perencanaan dan budgeting payroll karyawan dengan laporan komprehensif dan akurat yang tersedia setiap saat
- Laporan Penggajian
- Laporan Pajak 1721-A1
- Laporan Pembayaran BPJS
- Laporan Reimbursement
- Laporan Tunjangan Lembur
- Laporan Pinjaman Karyawan
