Di masa serba digital ini, apakah kamu sudah familiar dengan istilah ESS atau Employee Self Service? ESS adalah salah satu bentuk perkembangan teknologi yang digunakan untuk dunia kerja. Dengan HRIS EES ini karyawan memungkinkan mendapatkan akses untuk melakukan pelayanan secara mandiri. Apalagi sekarang ada banyak teknologi yang mendukung sehingga sistem HRIS EES ini bisa diterapkan.
Salah satu bentuk HRIS EES adalah penggunaan absensi online yang memberikan akses karyawan untuk mengetahui data absensinya. Apa sih yang dimaksud dengan Employee Self Service itu dan bagaimana pengimpletasiannya di kantor? Yuk kita ulas bersama di artikel kali ini.
Employee Self Service
Employee self service adalah sistem yang digunakan di dunia kerja yang membantu karyawan agar bisa mengakses informasi dan data pekerjaan secara mandiri. Maksud dari mengakses data secara mandiri ini artinya tidak hanya bisa melihat informasi namun juga bisa untuk mengubah atau menginput data mereka ke sistem perusahaan secara mandiri, jadi tidak lagi menggantungkan perusahaan, namun mereka bisa melakukannya secara mandiri. Pembaruan dan data ini juga akan masuk dalam sistem informasi bagian HR. Namun beberapa penyuntingan informasi uga membutuhkan izin dari bagian administrasi, misal masalah absensi.
Ini adalah bentuk pengembangan sistem yang ada di dunia kerja untuk memudahkan karyawan mendapatkan informasi tentang administrasi diri maupun semua informasi yang terkait dengan pekerjaan mereka pun juga untuk memudahkan bagian administrasi perusahaan dalam hal pendataan informasi karyawan. Cara ini patut diterapkan untuk memudahkan akses karyawan dan untuk membawa teknologi dalam lingkungan kerja tersebut.
Dasar utama Aplikasi HRIS employee self service ini menggunakan sambungan internet sebagai dasar untuk mengakses informasi atau berbasis online. Kemudian perangkat yang digunakan pun juga mengikuti dengan perangkat yang mudah dijangkau karyawan. Misalnya PC atau smartphone.
Inti dari employee self service adalah karyawan memiliki kesempatan untuk mengakses informasi (mengisi, melihat dan menyunting data) mereka sendiri. Sehingga pendataan yang biasanya dilakukan oleh bagian administrasi bisa mereka akses juga.
Bagaimana Penerapan Employee Self Service di Kantor?
Beberapa contoh dari penerapan employee self service untuk di kantor adalah
- Penggunaan aplikasi absensi online
Penggunaan aplikasi absensi online adalah bentuk penerapan dari employee self service karena disini karyawan bisa mengakses sendiri absensi mereka setiap harinya menggunakan perangkat yang mereka miliki. Adanya aplikasi absensi online, data yang diinput karyawan setiap berangkat dan pulang kerja bisa otomatis masuk dalam sistem absen karyawan HRD. Data absen setiap harinya ini juga akan tersimpan dalam sistem jadi karyawan bisa mengetahui bagaimana tracking absennya selama ini.
Bentuk employee self service di absensi online ini, mereka bisa melakukan input data menggunakan perangkat mereka sendiri, misalnya smartphone jadi absensi bisa dilakukan secara mandiri. Melakukan absensi secara mandiri ini memberikan karyawan maupun perusahaan tempat kerja kemudahan. Dari perusahan mereka tidak perlu menyediakan perangkat untuk absen lagi, pendataan absen karyawan juga lebih mudah karena sudah tersistem dengan baik. Dari segi karyawan, absensi online secara mandiri lebih mudah dan cepat tentunya mereka bisa melihat track absensi dengan mudah. Sehingga absensi online memberikan keuntungan untuk kedua pihak.
- Akses Informasi Karyawan
Penerapan employee self service di kantor lainya adalah karyawan bisa meng-input data mereka secara mandiri menggunakan perangkat yang mereka miliki. Data administrasi ini contohnya data diri, pendidikan, keuangan, maupun data administrasi lainya.
Mengisi data diri secara mandiri memiliki kelebihan untuk meminimalkan kesalahan, baik informasi maupun penulisan karena mereka mengetahui dengan baik bagaimana data yang benar. Pun manfaat juga bisa dirasakan oleh bagian administrasi dimana mereka tidak perlu menginput data karyawan satu persatu, karena data sudah diinput karyawan masing-masing.
- Perizinan dan cuti
Bentuk employee self service yang lainya adalah di bidang perizinan dan cuti. Karyawan bisa mengajukan perizinan dan cuti secara mandiri melalui suatu sistem dimana pengajuan ini akan langsung sampai di bagian HR. Untuk kemudian cuti di izinkan atau ditolak.
Jika umumnya masalah perizinan dan cuti ini dilakukan secara manual maka menggunakan Aplikasi employee self service hanya menggunakan satu sistem atau aplikasi bisa menginfokan kepada perusahaan masalah cuti dan izin ini dengan baik. Pun masalah cuti dan izin ini bisa diinformasikan secara pribadi kepada bagian HR.
- Slip Gaji
Penerapan employee self service yang lain adalah karyawan bisa mengetahui slip gaji perbulannya secara pribadi menggunakan satu sistem yang bisa diakses dari perangkat mereka. Slip gaji ini merupakan bentuk employee self service karena mereka bisa mengaksesnya secara mandiri, perusahaan tidak perlu menggunakan cara lama dengan mencetak kertas dan membagikannya secara manual.
Sekarang tidak perlu memberikan slip gaji manual, dengan Aplikasi employee self service karyawan sendiri bisa mengetahuinya. Data slip gaji setiap bulan ini juga tersimpan dalam sistem dengan baik sehingga ketika membutuhkan data slip gaji beberapa bulan belakangan, mereka bisa mengaksesnya sendiri.
Apasih Manfaat dari Employee Self Service??
Penerapan HRIS ESS ini tentunya bertujuan untuk memberikan kemudahan karyawan maupun perusahaan. Apa saja sih manfaat dari employee self service jika diterapkan dalam perusahaan??
- Membantu Administrasi Perusahaan
Menggunakan Aplikasi employee self service bisa membantu perusahaan terutama bagian administrasi atau HR dalam mendata informasi karyawan. Aplikasi employee self service membuat karyawan bisa mengisi data mereka secara mandiri, sehingga pekerjaan HR mengisi data diri karyawan akan lebih mudah dan cepat. Jika biasanya HR membutuhkan banyak waktu, tenaga maupun media untuk mengurus masalah administrasi karyawan ini maka jika karyawan mengisi data secara mandiri, waktu dan tenaga yang dihabiskan untuk masalah administrasi bisa digunakan untuk mengurus urusan yang lainya.
- Mudah dan Menghemat Waktu
Aplikasi employee self service yang diterapkan dalam perusahaan akan membantu menghemat waktu untuk karyawan dan bagian HR. Dalam dunia kerja, waktu adalah hal yang sangat berharga untuk menyelesaikan pekerjaan. Jika menggunakan employee self service, kinerja lebih efisien karena tidak banyak waktu yang tersita untuk mengurusi masalah tertentu sehingga karyawan bisa tetap fokus untuk bekerja.
Misalnya dalam hal absensi, karyawan bisa melakukan absensi berangkat secara mudah dan cepat, jika absensi beres karyawan memiliki waktu untuk persiapan kerja lebih banyak sehingga lebih fokus. Contoh lain adalah HR tidak banyak membuang waktu untuk mengisi administrasi. Tenaga dan uang pun juga hemat.
- Informasi Data Karyawan Lebih Aman
Menerapkan employee self service pastinya menggunakan sistem online dengan penyimpanan yang aman karena tidak lagi mengandalkan penyimpanan komputer namun menggunakan penyimpanan cloud yang hanya bisa diakses online. Hal ini untuk mengurangi resiko data hilang maupun rusak. Penyimpanan cloud juga bisa diakses dengan banyak perangkat.
Aplikasi employee self service (ESS) adalah sistem yang patut diterapkan di perusahaan untuk memberikan sistem kerja yang efektif dan mendukung kinerja karyawan. Apakah kantormu sudah menerapkan sistem kerja ini? Salah satu aplikasi yang membantu kantor menerapkan Aplikasi employee self service adalah aplikasi absensi Talenta by Mekari yang sudah tersedia fitur absensi online, perizinan dan cuti, akses pengisian informasi sehingga karyawan bisa bekerja lebih efisien.
